行政助理文员岗位描述
一、岗位概述
行政助理文员主要负责协助行政部门处理日常办公事务，为公司各部门提供高效的行政支持，确保公司运营的顺畅与高效。
二、岗位职责
1. 文件管理
1) 负责各类文件、资料的整理、归档、保管及借阅登记，确保文件的完整性和易查性。
2) 起草、撰写和编辑各类行政文件，如通知、报告、会议纪要等，保证文件内容准确、格式规范。
2. 财务相关事务 - 公司付款处理
1) 定期收集、整理公司付款申请单据，仔细核对付款信息，包括收款方名称、账号、金额、付款事由等，确保信息准确无误。
2) 严格按照公司财务制度和审批流程，提交付款申请至相关领导审批，跟进审批进度，及时解决审批过程中出现的问题。
3) 在规定时间内，通过公司指定的财务系统或支付渠道完成付款操作，并留存付款凭证，做好付款记录台账，便于后续查询与对账。
3. 6S 检查工作
1) 依据公司制定的 6S 标准及检查周期，制定详细的检查计划，明确每次检查的范围、重点区域和时间安排。
2) 对员工着装进行检查，确保员工按照公司规定着装，着装整洁、得体，无违规穿戴现象。
3) 检查员工工位，要求物品摆放整齐有序，文件资料分类存放，桌面无杂物堆积，办公设备保持清洁。
4) 对办公区域整体环境进行检查，包括地面清洁、门窗干净、公共区域物品摆放整齐等，督促各部门保持良好的办公环境。
5) 针对检查中发现的不符合项，详细记录并及时反馈给相关部门和责任人，要求限期整改，并跟进整改情况，确保问题得到有效解决。
4. 印章与证照管理
1) 盖章事宜
a) 受理公司内部各部门的盖章申请，仔细审核文件的内容、格式以及盖章的必要性和合规性。
b) 按照公司印章使用规定，在确认申请无误后，完成盖章操作，并做好用章登记，记录用章日期、文件名称、用章次数、申请人等信息。
c) 妥善保管印章，确保印章存放安全，未经授权严禁私自使用印章。
2) 证照管理与维护
a) 负责公司各类证照的保管，建立证照管理台账，记录证照的名称、编号、有效期、颁发机构等信息。
b) 提前关注证照的有效期，在证照到期前，按照相关部门要求，准备齐全所需资料，及时办理证照的续期、变更等手续。
c) 配合政府部门的检查、审计等工作，按要求提供相关证照资料，并确保证照的有效性和合法性。
5. 其他行政事务
1) 完成上级交办的其他各类行政事务，积极主动解决工作中出现的问题。
三、任职要求
1. 教育背景
1) 大专及以上学历，本科优先，行政管理、文秘等相关专业优先。
2. 工作经验
2) 有 1 - 2 年行政助理或相关工作经验者优先考虑。
3. 技能要求
1) 熟练使用 Office 办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint 等。
2) 具备良好的文字表达能力和沟通协调能力，能够撰写清晰、准确的行政文件。
3) 工作认真细致，有较强的责任心和服务意识，具备良好的团队协作精神。
4) 对财务付款流程和行政事务管理有一定的了解，熟悉印章与证照管理的相关法规和操作流程。